Bestyrelsesmøde i Vallensbæk Vandskiklub

 

Dato:              Tirsdag den 29. november 2005

Deltagere:       Jacob Ørnstrand (JØ), Lars Grynnerup (LG), Dean Walker (DW) og Jesper Cassøe (JC).

 

Dagsorden

 

1. Opfølgning på den ekstraordinære generalforsamling
2. Bestyrelsens ledelsesgrundlag
3. Synliggørelse af bestyrelsens arbejde
4. Hvad gør vi nu? De kommende måneders fokus.
5. Andet

 

 

Ad 1: Opfølgning på den ekstraordinære generalforsamling

 

Det er vigtigt for bestyrelsen, at klubbens vedtægter lever op til de krav, der formelt stilles fra omverdenen (fx Vallensbæk Kommune). Der ligger således en opgave i at sikre, at vores vedtægter bliver tilpasset, så de matcher den eksisterende struktur.

 

Beslutning:      JC gennemgår de eksisterende vedtægter og udarbejder et forslag til en ændring af vedtægterne ved generalforsamlingen i februar/marts 2006.

 

DW rykker Sten Sørensen for at få hans tilbagemelding omkring den formulering, der skal danne grundlag for den dispensation, som den ekstraordinære generalforsamling gav bestyrelsen den 14. november 2005.

 

 

Ad 2: Bestyrelsens ledelsesgrundlag

 

Vores ledelsesgrundlag er vores vision, mission og vores værdier. Foreløbig tages udgangspunkt i:

 

Vores vision

Vi vil være et forbillede! Sportsligt og socialt vil vi være Danmarks foretrukne vandski- og wakeboardklub.

 

Vores mission

Vi opfylder vores vision ved at være en velfungerende klub, hvor vi hele tiden forbedrer vores faciliteter og medlemstilbud og gør en engageret indsats for at få medlemmer og gæster til at føle sig hjemme i Vallensbæk VK.

 

Vores værdier

Imødekommenhed og nysgerrighed

Engagement og initiativ

Ansvarlighed og respekt

 

 

Ad 3: Synliggørelse af bestyrelsens arbejde

 

Det er vigtigt at skabe Små Sikre Synlige Succeser. Det betyder, at vi i bestyrelsens skal prioritere og fokusere vores indsats omkring de områder, vi anser som de vigtigste. For at sikre, at vi kan holde hinanden og os selv op på vores prioritering, skal vores indsatsområder i første omgang fastlægges og siden hen kommunikeres til medlemmerne.

 

Bestyrelsens tema og arbejdsfokus i 2006 er ”Udnyttelse af eksisterende faciliteter”. Inden for den ramme skal vi definere og synliggøre

 

• Bestyrelsens fokus
• Vores respektive indsatsområder
• Vores konkrete mål pr. indsatsområde

 

 

Den begrebsmæssige model ser således ud

 

Tema	Bestyrelsens fokus	Indsatsområde	Mål
Udnyttelse af eksisterende faciliteter	Fastholdelse af medlemmer	Eksempel Opbygge socialt sammenhold	Eksempel X antal sociale arrangementer
	Information & Kommunikation	Eksempel Synliggørelse af medlemstilbud	Eksempel Informationsfolder til medlemmer og gæster
	Udarbejdelse af salgskoncepter og arrangementer	Eksempel Øge indtjeningen pr. polterabend	Eksempel Indtægt pr. polterabend X kr.
	Rekruttering/motivering af frivillige	Eksempel Klar arbejdsfordeling	Eksempel Specifikke aftaler med områdeansvarlige

 

 

 

 

Ad 4: Hvad gør vi nu? De kommende måneders fokus.

 

 

ALLE:            1) Ud fra det indblik vi har qua vores fokusområde, skal vi hver især vælge de indsatsområder, der udgør fundamentet for vores fokusområde.

 

2) For hvert indsatsområde opstilles specifikke, målbare, realistiske og motiverende mål.

 

Dette hjemmearbejde danner grundlag for næste bestyrelsesmøde, hvor vi sammen sparrer omkring indsatsområderne og finder frem til de områder, hvor der kan opstå overlap og synergieffekter mellem vores indsatser.

 

JØ:                 Indhent tilbud fra kursussted for weekenden 13-15. januar 2006

 

JC:                 Lav udkast til en invitation til medlemmerne – send til bestyrelsen

 

JC:                 Lav et udkast til vores vision og værdier – send til bestyrelsen

 

 

 

Ad 5: Andet

 

Økonomi og regnskabsprocedurer

JC har den 24. november 2005 haft møde med den afgående kasserer, Jens Mortensen, og Jørgen Jensen, der er administrationschef (tidligere økonomichef) i Ernst & Young og kasserer i Hvidovre Badmintonklub. Jørgen Jensen har tilbudt at engagere sig i klubarbejdet som ansvarlig for at opbygge de processer, der skal skabe en struktur omkring økonomi og regnskab.

 

Beslutning:      JC fortsætter dialogen med Jørgen Jensen og Jens Mortensen med henblik på at skabe en model og struktur, der lever op klubbens behov og eksterne krav til økonomi og regnskab.

 

 

Jobbank eller kompetenceprofiler

DW og JØ foreslog en indsamling af informationer om medlemmernes personlige og faglige baggrund, der kan give os et overblik over, hvilke evner/færdigheder, der er til rådighed blandt medlemmerne. Det vil også være relevant at have et overblik over, hvad de enkelte medlemmer er motiveret for at arbejde med.

 

JC og DW har allerede taget hul på denne opgave ved at lave en lang liste over medlemmer, der på forskellige niveauer har udtrykt interesse for at bidrage i klubarbejdet.

 

Listen kan med fordel udbygges løbende og det er oplagt at bede deltagerne i Kick-off arrangementet om at udfylde en tilmeldingsblanket med de informationer, vi ønsker. JC inkorporerer dette i invitationen.

 

Opgaven er ikke præciseret yderligere.

 

 

In credit – punkter til fremtidig diskussion

• Politik omkring betaling af frivillig indsats.

 

 

Næste bestyrelsesmøde

Næste bestyrelsesmøde er fastsat til tirsdag den 20. december 2005 kl. 17.00. Mødested fastsættes senere.